Su definición
Cuando queremos conocer algo acertada y lógicamente, los medios principales son el intelecto, y la definición de “esa cosa”.
La definición de algo puede ser real o nominal. Una definición es real si su definiendum (el término definido) es un concepto, cuya esencia (lo que la cosa es en sí misma) ha de precisarse en el definiens (un grupo de palabras que define ese término); en cambio cuando se define el uso del término con que esa cosa se designa: estamos ante una definición nominal.
Sirven para complementar la definición: el estudio de las especies que de la misma cosa surjan o puedan darse, sus relaciones con aquellas otras que se le asemejen y las partes o elementos de las que se compone o integran ese fenómeno.
Definición etimológica
La definición etimológica es la forma más usual de la definición nominal, o sea, la explicación de origen de la palabra con que se designa aquello que se estudia, valiéndonos para ello de los elementos fonéticos que la forman.
De esta manera suele encontrarse el verdadero étimo de esa palabra y del concepto que esta expresa.
La palabra administración se forma del prefijo “ad”, hacia y de “ministratio”.
Esta última palabra viene a su vez su”minister” vocablo compuesto de “minus“, comparativo de inferioridad y del sufijo “ter” que sirve como término de comparación.
La etimología de minister, es pues diametralmente opuesta a la de “magister“: de “magis” comparativo de superioridad y de “ter”.
Si pues “magister” (magistrado), indica una función de preeminencia o autoridad (el que ordena o dirige a otros en una función). “Minister” expresa precisamente lo contrario: subordinación u obediencia (el que realiza una función bajo el mando de otro). Los radicalistas podrían confundir esto con servilismo, sin embargo, sería darle vida a un pensamiento frívolo que quien pueda navegar en un sentido común sabrá que hay años luz de distancia.
Uso de la palabra administración
El empleo de la palabra que se ha realizado en el mundo técnico y centrados en la razón que a la administración es una disciplina, de reciente estudio y se encuentra en pleno periodo de formación. Sin embargo, traemos algunas definiciones dadas por los principales autores en mi humana opinión:
Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa para lograr un propósito dado.
E.F.L. Breach
Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana.
J.D. Mooney
Una técnica por medio de la cuales determinan, clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular.
Peterson and Polwman
La dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes
Koontz and O’Donnel
Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar
Henry Fayol
Objeto de la administración
La sociedad es por lo tanto el objeto sobre el que recae la Administración.
La naturaleza sociológica nos da elementos suficientes para formar la definición siguiente: la administración se da necesariamente en un organismo social.
Por lo tanto, el objeto de la administración es la sociedad, cuando uno realiza por sí mismo una función no merece ser llamado administrador, pero desde que delega en otras determinadas funciones que permiten que este organismo social funcione coordinadamente.
Su finalidad
Estructurar y manejar una 1empresa: cumpliendo eficientemente de forma coordinada (unida) un fin el cual será un fin perseguido por la gestión.
1 Del it. impresa, der. de imprendere ‘comenzar’.
1. f. Acción o tarea que entraña dificultad y cuya ejecución requiere decisión y esfuerzo.
2. f. Unidad de organización dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos.
3. f. Lugar en que una empresa realiza sus actividades.
4. f. Intento o designio de hacer algo.
5. f. Símbolo o figura que alude a lo que se intenta conseguir o denota alguna prenda de la que se hace alarde, acompañada frecuentemente de una palabra o mote.
Sus etapas (punto de vista objetivo)
En la vida social solo hay dos etapas:
Estructuración (parte mecánica)
Es la etapa en donde se establecen las bases estratégicas que regirán todo lo que se irá desarrollando, es el ADN de la empresa. Será el patrón que marque la directriz de las demás acciones. Todos los cimientos administrativos parten de aquí.
La analogía biológica nos permite entender mejor: una célula (iniciativa de la mente estratégica), se van diferenciando los tejidos y órganos (funciones; áreas, departamentos y subdepartamentos) hasta que se llega a integrar el organismo en toda su plenitud funcional (ente empresarial).
Desarrollo (parte dinámica)
Ya con un ente totalmente estructurado, se busca desarrollar las funciones, operaciones o actividades que le son propias en toda su variada pero coordinada complejidad.
Lo anterior no significa que la distinción entre las dos fases señaladas sea perfecta, ni se dé tajantemente en la realidad, sino más bien que es lógica, con el fin de estudiar mejor cada aspecto separadamente como ocurre en otras disciplinas, por ejemplo: la anatomía y la fisiología; táctica y estratégica; analogía y sintaxis, etc.
Representa más bien la distinción de dos enfoques de una realidad naturalmente indivisible.
Clarificando con una analogía
Y de la misma manera, así como un organismo físico, aunque ya esté totalmente formado, tiene siempre que estarse adaptando a las necesidades cambiantes del medio; sea para reparar las perdidas, combatir enfermedades: en un organismo social que se encuentra en su periodo normal de operación es indispensable estar reestructurando constantemente determinado departamento, agrandarlo, readaptarlo a nuevas necesidades o posibilidades; sustituir elementos que han salido de él, etc. A pesar de, en este período predominan el aspecto y los problemas de índole operativa o funcional, sobre los de naturaleza creativa o estructural.
¿Es útil separar estas etapas?
El estudio de estas dos etapas distintas tiene como fin principal comprender mejor dos aspectos diversos:
- Cómo deben ser las relaciones que se dan en un organismo social y
- Cómo son de hecho esas mismas relaciones
Urwick ha dicho en su libro “La teoría de la organización” que una teoría sobre la materia es posible tan solo si somos capaces de distinguir entre estos dos aspectos, es decir la fase mecánica y dinámica de la administración.
Los dos aspectos de la administración se refieren por lo tanto a LAS FORMAS DE ESTRUCTURAR Y DE OPERAR un organismo social, o sea, a su coordinación teórica y ´práctica.
Su carácter técnico
De lo expresado hasta aquí se deduce que la administración consiste fundamentalmente en “cómo lograr la máxima coordinación”.
La administración no es quizá ciencia todavía.
A menudo se habla de la “administración científica”. Quienes le dan el carácter de ciencia, suelen hacerlo fundados en el supuesto de todo conocimiento sistematizado es una ciencia.
Pero cualquiera que sea el concepto epistemológico que sustentemos, en la práctica pueden señalarse estas diferencias entre las ciencias y técnicas:
- La ciencia tiene como objeto el valor: “verdad”; en que tanto la técnica busca la realización del valor “utilidad”.
Al científico le interesa sabes “lo que es”, sea útil o inútil. Sin pretender en ningún caso, que sus reglas e instrumentos sean más o menos verdaderos que otros. - La ciencia está formada por un conjunto de principios o al menos se basa en ellos; la técnica se compone de un conjunto de reglas e instrumentos.
- Lo que constituye una ciencia es de suyo inmutable, o por lo menos naturalmente estable. Las técnicas son esencialmente cambiantes pues tan pronto como se encuentra una técnica mejor para hacer algo, la anterior se abandona como inservible.
- Los principios que forman una ciencia se descubren en tanto que las normas e instrumentos de una técnica se crean.
- La ciencia es eminentemente teórica o especulativa, en tanto que la técnica tiene un carácter práctico y de realización.
La administración es científica en su base, y en su naturaleza una técnica. Pero no podemos admitir que sea llamada ciencia por el hecho de poner en un orden más o menos discutible unas cuantas reglas o principios.
Definición real:
Es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima productividad en las formas de estructurar y manejar un organismo social.
Paráfrasis de Agustín Reyes Ponce
Características de la administración
Su universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que exista un organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La Administración se da por lo mismo en el Estado, en el ejército, en la empresa, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de Administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes.
Su especificidad. Aunque la Administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, por ejemplo: en la empresa funciones económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas, etc. El fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ver por ejemplo un magnífico ingeniero de producción (como técnico en esta especialidad) y un pésimo administrador.
Su importancia
- La administración se da dondequiera que existe un organismo social, aunque lógicamente sea más necesaria, cuando mayor y más complejo sea este.
- El éxito de un organismo social depende, directa e inmediatamente de su buena administración, y solo a través de esta, de los elementos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta.
- Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible y obviamente esencial, ya que, por su magnitud y complejidad, simplemente no podrían actuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica. En ellas es, quizá, donde la función administrativa puede aislarse mejor de las demás.
- Para las empresas pequeñas y medianas, también, quizá su única posibilidad de competir con otras es el mejoramiento de su administración, o sea, obtener una mejor coordinación de sus elementos: maquinaria, mercado, calificación de mano de obra, etc. en los que, indiscutiblemente, son superados por sus grandes competidoras.
- La elevación de la productividad, preocupación quizá de la mayor importancia actualmente en el campo económico social, depende, por lo dicho, de la adecuada administración de las empresas, ya que, si cada célula de esa vida económica social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas tendrá que serlo.
- En especial para los países que están desarrollándose quizá uno de los requisitos substanciales es mejorar la calidad de su administración, porque, para crear la capitalización, desarrollar la calificación de sus empleados y trabajadores, etc. bases esenciales de su desarrollo es indispensable la más eficiente técnica de coordinación de todos los elementos la que viene a ser, por ello, como el punto de partida de ese desarrollo.
Reflexiones de un administrador
La administración es necesaria en dondequiera que se pretenda llegar a un objetivo. Incluso en mi experiencia la administración se da hasta con nuestra persona, y con nuestra subsistencia como lo demuestra la economía al “administrar recursos finitos”.
Razones que indican la importancia el estudio de la administración
Sin la administración un organismo social no podría siquiera vender un solo centavo puesto que ¿quién cobraría? o ¿quién establecería el precio? o ¿quién sería el encargado de lanzar la oferta?
La experiencia y los estudios sociológicos nos enseñan que el hombre se agrupa en sociedad, principalmente por su ineficiencia para lograr los fines por sí solo. Y en estas agrupaciones es necesaria la administración para llegar a sus objetivos.
Fuera del ámbito comercial, desde estructuras sociales básicas: ninguna familia, grupo u organismos sociales como el gobierno no podrían funcionar sin la administración. Inclusive en las familias la administración se da de manera intuitiva.
Fuera de los organismos sociales, en la biología, como lo hemos demostrado en este artículo por su claridad analógica no podría funcionar la misma vida humana, puesto que sin un SNC (Sistema Nervioso Central) que administre el latido básico no podría alcanzar el objetivo mismo de la vida en el organismo biológico. Esto en un principio podría sonar extraño, pero si entendemos el símil encontraremos una relación sorprendente.
¿Qué nociones podemos deducir de la etimología de la palabra “administrar”?
Podemos deducir que la administración guarda una relación directa con la subordinación, en donde podríamos comprender la naturaleza de una cadena de mando que hace posible la delegación de responsabilidad para en conjunto perseguir un mismo fin. Y donde podríamos agregar un toque de la experiencia: “para saber delegar hay que saber subordinarse”.
Principalmente subordinarse a un interés común para inclusive de forma temporal olvidar el interés propio en beneficio del organismo social. Implícitamente la administración es una actividad cooperativa que tiene también el fin de servir.
¿Cuál de los elementos del concepto de sociedades del que se ocupa la administración? ¿Lo estudia teórica, o prácticamente?
Tal vez para contestar esta pregunta de una forma entendible primero deberían estar bien distinguidos unos conceptos que se confunden regularmente: sociedad y comunidad.
En primera estancia podríamos decir que la organización es el elemento del que se ocupa la administración, pero siento que es más complejo, va más allá el elemento resultante después de reflexión sería la coordinación.
Lo estudia en ambas vertientes teóricas y prácticamente.
¿En qué se parece y en qué se distingue del fin de otras ciencias o técnicas semejantes?
Las reglas y los instrumentos administrativos, ciertamente se fundan en principios como los de la especialización, de la unidad de mando, del objetivo, de la coordinación, etc. Pero a su vez tales principios, al menos los que hasta hoy forman, son de índole sociológica, psicológica, económica, jurídica, etc.
Sociología
De la sociología que tiene como fin analizar de manera científica a la sociedad humana y a las poblaciones, se parece en que comparten el campo semántico de lo social; sin embargo, la administración no se limita a analizar, sino que se empapa hasta llegar a poder formar un organismo social y manejarlo e incluso coordinarlo.
Psicología
De la psicología que posee cuatro objetivos principales: describir, explicar, predecir y modificar el comportamiento humano. Se parece en la relación humana y que los organismos sociales obviamente están formados por los mismos y se diferencia en que la administración no busca predecir el comportamiento individual de los humanos sino escenarios que envuelvan a TODO el organismo social con el uso de la prospectiva.
Economía
De la economía su fin es estudiar la distribución de los recursos escasos para satisfacer las necesidades del ser humano. Un parecido válido sería nuevamente la relación con el humano, y tal vez el tema de recursos… sin embargo la administración va más allá de estudiar se empapa en el campo social para usar conocimientos económicos, puesto que gestiona estos recursos estudiados por la economía y demás factores en donde la economía muestra sus limitantes.
Derecho
Del derecho, su fin es hacer posible la convivencia social pacífica, asegurar la paz y el orden dentro de una sociedad, lo que se llama la seguridad, introducir cierto grado de certeza en las relaciones entre los miembros de la sociedad y de este modo hacer posibles los intercambios económicos entre ellos e introducir y mantener la justicia en las relaciones humanas. El derecho y la administración tienen de parecido la visión de un organismo social funcional; no obstante ampliando el enfoque de un parecido conservan una relación muy importante, pues para lograr esto la administración se basa en el derecho y para controlar estas bases el derecho tiene como necesidad el apoyo administrativo para poder existir. En contraste el derecho busca el ámbito de la justicia y la administración la coordinación funcional.
¿Qué beneficios prácticos hay entre hacer distinción entre la etapa constructiva y la operativa de la administración?
Las bondades de hacer esta distinción radican en su estudio, pues el administrador que puede separar intelectualmente estas etapas puede aplicar mejor técnicas en los huecos que su observación encuentre, por ejemplo, se daría cuenta que no puede seguir pensando en un desarrollo cuando no tiene una estructura que soporte esta operación.
¿Qué peligros pueden existir de considerar a la Administración como un conocimiento meramente empírico?
El peligro principal de polarizarse hacia la mera experiencia dejaría limitado a l administrador a un caso en particular sin entender los principios generales y el esfuerzo humano orientado hacia el entendimiento.
Es cierto que las reglas administrativas no se formulan deductivamente, sino sobre la base de la experiencia de los administradores. Pero es posible sistematizar esas soluciones, encontrando los principios y las normas generales que las presiden. Por eso como dice Urwick, la diferencia entre la pura experiencia y la técnica administrativa siempre será que el práctico trabaja bien con el caso concreto que conoce; pero tan pronto como cambian sus supuestos, o no puede resolverlo o no lo hace con prontitud y precisión de quien puede elevarse a la norma general.
Es cierto que la pura teoría no basta para ser buen administrador; pero esto ocurre igualmente en toda profesión como la medicina, la ingeniería, etc.
Es cierto, por último, que no hay una sola regla para cada caso; sino que en cada uno tienen que aplicarse combinándolas, diversas reglas, y es precisamente el papel de la experiencia, el ayudar a adoptar combinar y, por así decirlo dosificar la aplicación de estas.
Referencias
Agustin Reyes Ponce
Koontz and O´Donnell
Lyndall Urwick
